大马公寓管理问题（757法令）

大马公寓管理问题（757法令）

公寓管理问题罄竹难书。踏入了管委那么多年，当然对如何管理公寓有一定程度的了解。经常收到一些朋友的提问。主因不外乎是居民不满管理层的管理方式，想进入管委。但对于管委的运作一知半解，或怕时间绑身，或怕派系纷争，或怕被管理公司牵着鼻子走。最终裹足不前。

要了解公寓管理权，必须要对757法令（2013分层管理法令）有一定的了解（以前是663法令）。我根据我和团队撞出来的经验准备了29道Q&A，为准备踏入管委的朋友分享。。

1.       参加居民年度大会需要什么条件？

你必须是业主以及21岁以上，你也必需还清所有的账单（大会召开前七天的纪录为准）和拥有Strata Title （MC）.很多人失去资格是因为最后一两天才还钱。标准程序是管理公司须在48小时前将所有有资格投票的居民放在布告板展示。如果你的名字没在布告板，意味着你不符合资格。

2．我不符合条件但我是否能参加居民大会？

可以，只要你是业主，你就可以出席。但你只能成为观察者。你是没资格投票，竞选甚至发声。

3．我符合条件但我当天不得空？我是否可以委任代表出席居民大会甚至竞选委员？

可以，你必需填写批PROXY FORM就可以委派代表出席.但如果你有意愿竞选委员，你必须发出一件信函证明你授权你的代表，你是准备竞选及接受委任为管委。

4．如果居民年度大会出席人数太少，会议是否合法？

只要达到一半以上的符合资格居民出席就可以进行会议。但757法令也规定，只要在会议开始半小时后，人数少也可以开始正式合法的进行大会。例如，30多位出席人数可能代表着600个单位的公寓权益作出决定。所以居民年度代表会议如此重要就是这个原因。

5．管理机构的委员人数是多少？

不少过三个或不超过十四个。

6．主席，秘书和财政三大职位如何产生？

居民只能选出委员人数和委员而已。主席，秘书和财政是通过复选产生。也就是说，只有委员们可以选出三大高职。

7．管理委员的每届任期是多长？

每届一年或最多不超过十五个月就必须举行新的年度居民代表大会。

8．管理委员是否可以连任？

管理委员的任期连任不可超过三届。在三届里面，三大职位不可以由同一个居民任三届。例如，A君在第一届是秘书和第二届是主席，那么第三届A君只能成为普通委员。

9．委员是否可以辞职？

可以，只需以书信方式辞职就可以了。其实还有很多细节，如你是破产者，你售出了你的单位等等，都会被列为不再符合资格成为委员。但如果因某些原因导致委员们决定要开除某位委员。那么必须召开特大以得到居民的通过和批准。

10．委员召开会议的法定人数是多少？

50%的总人数就可以开会了。法令757里有明确的定义，例如，如果委员人数是七到八位，法定人数是四位，以此类推。更以往663法令不同，如果三大职位没空出席，757法令允许召开会议的，只要符合法定人数，就算是普通委员，会议都可以召开。但会议必须选一位临时会议主席，以便会议可以顺利进行。如果人数不符合法定人数，当天的会议就应该流产。

11．委员必须几时召开委员会议？

委员必须在不超过两个月内召开一次会议。或只要有超过两位委员要求，主席就必须要召开会议。

12. 管委会的职责和权利是什么？

757法令59条文已经有很大篇幅阐明了管委会的职责和权利。新法令也赋予更多权力给管理层，以制定本身条例，包括管理停车位、垃圾、组屋保安与安全、公共措施，住户违例养宠物，保险投保，以及处理拖欠维修费问题等。当然，最值得关注的就是两大户口（maintenance account, sinking fund）的运用.委员必须监督两大户口的运用。

13．委员在会议上应该如何作出任何决定？

如委员针对任何问题有不同的意见。会议可以以简单多数票来表决不同的解决方案。如果有两个解决方案是同票数。那么主席就有决定性的一票。（在现实世界里，很多委员可能会分为不同的派系，要如何得到多数票的支持，就要看你对会议常规和757法令的了解程度了，只要你的建议透明公正，符合居民利益，常规及法令，你的方案通过就很大）

14．如果我对某些课题有疑义，或某些方案，建议等有很大的疑问。我该如何处理？

如果你认为对相关问题要求委员表决不妥，或相关课题影响层面太大，或无法控制未来局势发展。你可以强烈建议将有关问题带上下一个居民年度会议讨论。居民年度会议是公寓最高权力机构。让居民来讨论及决定。

15. 管委会议是否有什么标准议程吗？

最主要是两项你必须进行的议程，第一是通过上一次会议记录，第二是审阅最新月份财政报告（Income and Expenditure，Balance Sheet, Cash flow statement等等）。其它的事物就是operation事务了。可以参考议程的包括投诉处理，检讨供应商表现如security的表现，审核及批准最新采购单等等。

16． 第一次管委会议通常要准备什么或有什么特别议程？

通常第一到第二个会议比较需要严谨。需要做决定的包括审阅及通过AGM的会议记录，选出三大高职，授权谁可以签名在支票（Bank Signatories, 通常3到4位， 我个人建议授权4位管委，当中两位管委签名就可发支票）。

新管委也可以向管理公司要求完整或至少近三至五年的Min meeting, Auditor Report, 近几年的Income & Expenditure报告和近几年所有的供应商合同。有没有猫腻就是看这里了。

个人也建议在初期会议时，管委们可以商量一套标准作业程序或机制（SOP）让大家遵守.可以参考的SOP如，

·         根据管委背景选出他们有兴趣监督的“部门”。如，清洁部，保安部等等。

·         设定某个项目（PROJECT）价值必须通过会议集体决定。如超过RM2000以上的维修费或项目必须在会议讨论及通过，以及至少三个RFQ等等(Request for Quotation)

·         设定某个价值的工程或维修就必须召开供应商遴选委员会议以interview和鉴定某些工程供应商。如RM5000以上。

·         设定管理公司petty cash的数目。可以让管理公司无需开会的情况下处理紧急维修但须避免数目不可太高以避免他们乱乱花费。

·         设定某个项目价值太高就必须带上居民年度大会讨论。如3万以上的项目。

以上的都是建议而已。如何设定SOP可以根据公寓情况个别自行酌情处理。重点是有了SOP,可以大大的减少会议紧张气氛，繁文缛节，也可以减少烂权贪污现象。

17．管委会议记录是否要展示在布告板？

在757法令生效后，你必须在21天以内将会议记录展示会议记录在布告板。直到下一个会议为止。（以前633法令是不需要的）

18．秘书是否要亲自写会议记录？

你可以选择自己写。但在757法令生效后，由于会议记录必须展示在布告板。在未来可能会成为法律文件。个人建议交给专业的管理公司准备会议记录较好。他们背后的律师团，他们的经验会知道应该如何写。主席及秘书在会议上过目核准然后通过最好。

19．我刚刚委任为管委，我认为旧委员丢了烂摊子给我。有什么建议如何处理优先事务？

刚委任为管委，很多程序不熟悉，个人建议在第一个会议和第二个会议结束后（参考Q13）。先不要急着追究旧委员的错误。先让公寓管理返回正确轨道最重要。你可以先从容易检查的事务方面入手：例；

·         检查储备金总收入-储备金通常是总收入的10%。如你一年的收入是一百万。储备金就应该是十万x你公寓的年龄。如不对就核查管理公司讨解释！（很重要）

·         检讨所有常年供应商 （contractual services）的合约内容如电梯维修服务，清洁服务，保安服务，游泳池维修服务，火警服务等等是否过高于市价或过于优待供应商。你可以要求他们减价，如他们不减价就找新的供应商.表现不达标的供应商，应该准备换掉。记得！你是老板！你是老板！

·         优先讨论或检讨一些为居民带来不方便的政策。

·         确保管委熟悉会议程序和团队磨合。团结的团队才更有效率。

·         Maintenance account是比较需要经验如何检查。你可以在上手后才慢慢查账追究。

20．我怀疑管理公司意图在某些程序，或课题误导我，或拖延我的一些正确要求。我该如何处理？

如果你觉得管理公司有意图在某些程序，或课题误导你，好让你判断错误。你可以写信（black and white）的方式要求他们也以书信方式回答你的疑问。如果他们提供错误资料误导你判断错误，这封信就是你可以采取必要行动的文件证据。例如，你要求管理公司呈交3年前的财政报告，如果他们拖延你，或欺负你是新人，你可以正式写信给他们（记得他们一定要签收）。如你的要求不受理，你可以带这封信向COB或他们的总公司投诉。如有必要，也可以成为炒他鱿鱼的文件。

21．我觉得管理公司表现不好，或者他们太有“手段”！我想建议管委请人回来自己管理。由管委全权负责管理。你认为可行吗？

只要管委们会议批准，管委们是有权利自己请人回来管理。标准做法是请一位经理，书记，维修员数位等，经理是直接向主席管委们报告。全权有管委管理整栋公寓。但我个人不建议如此。因为专业的管理公司有自己的律师和合格的certificate管理公寓。基本上他们可以在管委的授权下，跑完所有地方政府部门和一切琐事。想象一下，有居民向COB或仲裁庭投诉某些你的政策，COB或仲裁庭传召你出席听证会。很大机会你就必须请假出席会议。如果有管理公司， 他们可以委派高级经理出席会议。或某些政策让有关部门传召管委。管理公司就有专业知识甚至律师团协助管委提供意见或代表管委出席等等。

当然，在现实世界里，管理公司的经理通常都很‘精叻’。为了长远的利益，你最好熟悉757法令，让他不会牵着你的鼻子走，没了主见。很多管委就是吃亏在这里。要和他们周旋，就要记得！你才是老板！他只是你的员工。应该是他听你行动！如果你认为他太有手段。你可以考虑换经理甚至换全新的管理公司。

22. 如果我想更换表现差的管理公司，要如何确保顺利移交？

通常当你要更换表现差的管理公司时，他们多数不大愿意配合或搞事，或者怕管委不出最后一期粮。首先你必须与新的管理公司合作开一份移交清单。除了关注两大户口，清单里其实还有很多items,我只能给一些重要的让大家参考：

·         Details of maintenance account, Sinking Fund account, vacant possession billing, bank account details, copy of authorized bank signatories

·         Purchaser Listing, strata roll, strata plan, master title, schedule of parcel

·         Latest quit rent, insurance policy, assessment bill

·         As build drawing, operation manual

最重要的必须与旧公司软硬兼施，好来好去！你可以给与书信签名保证一旦所有移交程序完成后。最后一期payment肯定准时付上。当然，个别案件须有不同的处理方式，必须视乎你的情况酌情处理。

23. 请问管理委员可否有allowance吗？

可以。但必须经过COB批准。通常COB会要求管委在常年大会通过才来申请。不过，个人建议管委最好不要申请津贴。如果管委有津贴，你懂的！很麻烦。

24. 管理委员需要付上法律责任吗？或者有被起诉的风险吗？请问有什么建议保障自己吗？

是的，委员们是需要付上法律责任。只要你根据757法令行使你的职权就可以减低风险。通常管委不是律师，不熟悉法令。但还是有一些方法减低风险。如你想执行一些政策，却担心是否与757法令有什么冲突。你可以参考Q19，写信给管理公司要求他们以书信方式，以他们专业的背景回答你是否可以执行。如未来有什么问题，你就可以减低风险。还有，某些需要签名的文件最好检查清楚和最好是两个以上的委员签名审核保障。另外， 强烈建议管委们购买Error and Omission的保险。非常便宜，只需大概千多元。如有任何人起诉你，它可以提供管委一百万的保费（包括律师费用等）。这份保险应该附属在公寓的年度投保保险就可以了。

25．我的公寓每年亏钱，入不敷出。请问有什么建议？

你可以检讨所有常年供应商的合约内容（Contractual Service Providers）。要求他们降低不合理于市价的收费。例如，我的公寓检讨清洁费后，供应商愿意每月降低RM1000.积少成多，一年可以省下12千。6年就是很大的数目了。或者实施招标制度。细心检查所有花费等等。例如，如果某些维修工作的quotations是每年必须进行一次的。或每季必须添购的基本设施材料，如电灯泡。你可以要求上一次的维修quotation作为参考，看看管理公司是否静悄悄起价。或尝试不同的供应商，或大量订货以得到折扣等。

至于开源方面，其实，公寓不是一盘生意，不是盈利机构要赚钱。基本上行内不会说Profit & Loss。行内会说Surplus & deficit。无论如何，在有限的条件下，要开源也要确保合法和符合利益大众。如，你可以将多余的Visitor Car park出租。你可以邀请饮用水过滤机供应商来你的公寓供应清洁饮用水于居民，同时也可以赚几百块租金的入息等等。你也就可以将你的储备金放入银行定存赚取利息等等。

如你必须调涨保养费的价钱，你必须准备多一些财政资料证明你也是必不得已。建议你要求管理公司准备近5年的年度财政报告。最好是Chart Based （如有能力，建议你做Cash flow trend, Income & Expenditure trend, YoY Performance等等）.坦诚告诉居民五年前到现在的财政表现，前任的表现如何，你们现任又做了什么努力？如何省钱等等。要记得，你也是居民，你也不想起价。只要透明，居民也会明白和支持你们。

26. 管委在什么情况上可以动用Sinking fund（储备金）?

不同于663旧法令。新法令757更具申缩性（51（2）条文, 61（2）条文），动用Sinking fund不需经过AGM.它允许管委在符合特定条件下动用储备金. 特定条件是指common property（公共财产/范围）的维修，更换或提升工程等等，如按装闭路电视，油漆，安装铁丝网，修路等等。当然，个人建议是如果工程太大或价值太高。强烈建议管委先在AGM里汇报得到批准更好。

27. 管委如何处理追讨欠保养费的居民？

其实很多管理委员都会有一套的追讨机制，这是他们最专业的地方。记得！你是雇主，这是他们的工作！在新的法令（757）生效后，有更明确的一套机制可以行使。对于拖欠的业主，你可以征收利息。新的法令也成立了仲裁庭。你可以一次过收集冥顽不灵的业主提告到仲裁庭召开听证会审判裁决。只需要给一小笔running cost就可以了。不过，我的经验是需要至少等半年。在最新法令下，仲裁庭可判业主罚款最高5000令吉，或监禁最高3年或两者兼施，若继续犯错则每天罚款50令吉。（暂时新闻没看到有人中招）

另外，很多人问到底管理层是否有权利关闭拖欠管理费业主的水源？答案是不能。但有一些方法宝宝知道，宝宝不方便说。

b) 将拖欠管理费的业主名字公布在布告板上？可以，你可以公布名字，单位和欠款数目。Strata management( Maintenance And Management )Regulations 2015；Regulations 6(3)

c) 禁止业主出入公寓？管委不能禁止业主进出公寓，但你可以deactivate他的access card, 禁止他使用公共设施等。Strata management( Maintenance And Management )Regulations 2015；Regulations 6(4，5)

28. 如何召开特别会员大会？

在三种情况下管委必须召开特别会员大会。第一，25%的业主签名要求召开特别会员大会。第二，COB或相关政府权力机构要求召开特大。第三，管委在认为有需要时召开特大，如，要开除某位管委，紧急事件需要居民讨论决定等等。

29. 进入管理委员会工作量是否很大？会否占用很多时间？

公寓人情冷漠，很多人非常担心进入管委会影响自己的私人时间。但如果公寓管理问题严重时，这是你的家，你没得选择就唯有放手一搏，跳入地狱保护你的家园。初期半年至一年还是摸索阶段，如果主席有意愿解决问题，确实会时常开会。但一年后对于程序摸透成熟后，就会轻松很多。一两个月一次会议就可以了。你也可以考虑找几位志同道合的居民一起进入管委分担责任，边学边做（其实还可以学到很多宝贵的人生经验。）最重要的还是要了解程序法令。公道自在人心，居民到最后肯定了解支持。

注：非常抱歉，由于blog是我主要储存文件的地方。所以我不会特别在blog中活跃。有疑问的，最好可以直接Email我 wkcheng2000@gmail.com

P/S: 以上只是经验分享及个人诠释，一切公寓问题和法律诠释应以757法令为主或询问你管理公司的专业。小弟不是律师，没能力为你付上任何法律责任。